Les comptes annuels; Leur approbation, leur dépôt

L’approbation des comptes

Qui approuve les comptes ?

C’est l’assemblée des actionnaires ou des associés qui approuve les comptes.

Comment se déroule l’approbation des comptes ?

Après la clôture de l’exercice, l’organe exécutif de la société (le conseil d’administration, le directoire ou le gérant) va organiser l’approbation des comptes. Il va pour cela convoquer les associés ou actionnaires à une assemblée générale ordinaire (AGO) d’approbation des comptes, par courrier recommandé avec accusé de réception, 15 jours au moins avant la date arrêtée pour l’assemblée.

Il devra joindre à la convocation :

les comptes annuels : à savoir le bilan, le compte de résultat, et l’annexe
éventuellement les comptes consolidés
le rapport sur la gestion du groupe, il s’agit d’un document qui relate la vie de la société durant l’exercice écoulé, ainsi que son évolution prévisible. Il doit également comporter une partie sur l’activité de la société en matière de recherche et développement.
la proposition d’affectation du résultat
le rapport du commissaire aux comptes (si la société en emploie un) sur les comptes annuels et éventuellement sur les comptes consolidés.

Lors de l’assemblée générale, les associés ou actionnaires devront approuver ou non les comptes, après lecture du rapport de gestion.
Si l’assemblée refuse d’approuver les comptes sociaux, la société devra tout de même déposer une copie la résolution auprès du greffe.

Quand ?

L’approbation des comptes doit intervenir une fois par an, dans les six mois de la clôture de l’exercice.
Il est possible d’obtenir un allongement de ce délai par requête au Président du Tribunal de Commerce qui fera droit ou pas à cette demande.

Quelles sont les formalités ?

Une fois que les comptes ont été approuvés, ils doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce qui les joindra au registre du commerce et des sociétés.

Que déposer ?

les comptes annuels
éventuellement les comptes consolidés
la proposition d’affectation du résultat
la résolution d’affectation votée
le rapport du commissaire aux comptes (si la société en emploie un) sur les comptes annuels et éventuellement sur les comptes consolidés.
le rapport sur la gestion du groupe , pour ce document cette obligation ne s’impose que pour les sociétés dites cotées, ce qui exclut par conséquent :
- les SARL,
- les SNC dont tous les associés indéfiniment responsables sont des sociétés à responsabilité limitée ou des sociétés par actions,
- les SNC dont tous les associés indéfiniment responsables sont des sociétés en nom collectif ou en commandite simple dont tous les associés indéfiniment responsables sont des sociétés à responsabilité limitée ou par actions,
- les SA autres que celles dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé ou sur un système multilatéral de négociation qui se soumet aux dispositions législatives ou réglementaires visant à protéger les investisseurs contre les opérations d'initiés, les manipulations de cours et la diffusion de fausses informations.

Pour ces dernières sociétés, le rapport doit cependant être tenu à la disposition de toute personne qui souhaiterait le consulter.

Ce dépôt doit intervenir dans le mois qui suit l’assemblée générale d’approbation des comptes, ou dans les deux mois qui suivent si le dépôt a été fait par voie électronique.

Quelles sont les sanctions ?

Au plan pénal, si une entreprise ne dépose pas ses comptes, elle s’expose à une amende de 1500€, qui peut aller jusqu’à 3000€ en cas de récidive.
Au plan civil, le Président du Tribunal de commerce peut également prononcer une injonction de déposer les comptes à bref délai, sous astreinte.

Cas particulier des EURL et des SASU :

Lorsque l’associé unique est aussi le dirigeant et que la société ne dépasse pas à la clôture de l’exercice deux des trois seuils suivants, il ne sera pas tenu de rédiger le rapport de gestion :

total du bilan : 1 000 000 euros;
montant HT du chiffre d'affaires : 2 000 000 euros;
nombre moyen de salariés permanents employés au cours de l'exercice : 20;

Par ailleurs, dans ce même cas, le dépôt des comptes annuels signés et certifiés auprès du greffe du tribunal de commerce vaut approbation des comptes.

Approbation des comptes annuels

La tenue d’une assemblée générale annuelle est obligatoire une fois par an.

Sociétés concernées :
- les sociétés à responsabilité limitée (SARL, EURL)
- les sociétés de personnes (SNC, SCS), sous certaines conditions : les sociétés en nom collectif, dont au moins l’un des associés est une personne physique, ne sont pas dans l’obligation de déposer leurs comptes annuels (pour plus de précisions, se référer à l’art. L.232-21 du Code du commerce)
- les sociétés par actions (SA, SAS et SCA)
- les sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France
- les sociétés d’exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS)
- les sociétés de participations financières de professions libérales (SPFPL)
- les sociétés coopératives et unions sous certaines conditions (pour plus de précisions, se référer à l’art. R524-22-1 du Code rural)

L’assemblée doit examiner les comptes de l’exercice clos dans les 6 mois de la clôture de l’exercice et statuer sur les comptes annuels.
La société est tenue de déposer les comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce dans le mois qui suit l’approbation des comptes annuels par l’assemblée générale ordinaire.
Le défaut de dépôt des comptes annuels est puni d’une amende de 1500 euros.